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Coordinatrice / Coordinateur événementiel

Remplacement congé maternité

Type de contrat : CDD de 9 mois de janvier à septembre 2020

Localisation : France, REGION SUD, BOUCHES-DU-RHONE (13), Aix-en-Provence

Temps de travail : temps complet

Langues : français & anglais 

À propos de thecamp

thecamp, c’est un lieu où des talents du monde entier se forment, s’inspirent, et s’entraînent afin de développer des solutions pour un futur enthousiasmant, optimiste.

Nous voulons trouver de nouvelles approches à des défis universels, et fédérer des personnes et des projets animés du même enthousiasme pour créer le futur dont nous sommes tous responsables.

Pour changer les choses concrètement dans des secteurs comme l’alimentation, la mobilité, l’énergie, mais aussi le futur du travail ou l’intelligence artificielle, thecamp permet aux individus et organisations de se former et accompagne les enjeux de transformation (Formation et facilitation) ; accueille et crée des conférences, meet ups, hackathons… (Événements) ; mène des actions de terrain liées à la création collaborative, l’expérimentation, l’accélération de l’innovation, la jeunesse ou encore l’intérêt général (Projets).

Notre site dispose des 149 chambres, d’un restaurant, d’un bar et de salles de réunion.

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Formation à l'innovation pour les organisations. Méthodes agile, futuring design, Blockchain...

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Descriptif du poste

En tant que coordinateur événementiel vous êtes garant du bon déroulé des événements que nos clients organisent sur notre site. Vous serez en contact quotidien avec les clients, les prestataires internes et les prestataires externes.

Vous êtes responsable des missions suivantes :

 

Missions « Conception dispositif opérationnel »

  • Collecte de briefs opérationnels auprès du client,
  • Conception du dispositif opérationnel d’évènements, en collaboration avec l’équipe commerciale, le client et les prestataires éventuels (estimations, demandes de devis, …) et en assurant la cohérence avec les processus / dispositifs existants,
  • Construction et / ou optimisation de budget d’événements, sur l’ensemble des prestations,
  • Rédaction / ajustement de devis / propositions commerciales en fonction des solutions opérationnelles retenues, transmission au client en collaboration avec l’équipe commerciale (notamment sur les aspects marge / conditions commerciales).

 

Missions « Exécution opérationnelle »

 

Garant du suivi client :

  • Prise de contact avec le client en vue de la préparation opérationnelle de l’événement (reconfirmation brief, ajustements, …),
  • Relation client au cours de son séjour.

 

Coordination des actions en amont de l’événement :

  • Rédaction des briefs transmis à chaque équipe / prestataire opérationnel,
  • Coordination des actions préparatoires à l’exécution de l’événement (réunions, commandes aux prestataires, organigramme exploitation, …),
  • Suivi budgétaire du périmètre opérationnel (pilotage des coûts particulièrement).

 

Coordination de l’événement « jour J » :

  • Accueil du client et point de contact client sur la durée du séjour,
  • Coordination des actions opérationnelles,
  • Réalisation d’un retour d’expérience avec le client.

 

Profil recherché

  • Vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience sur des fonctions de coordinateur événementiel dans le domaine de l’hôtellerie, centre de formation ou en entreprise.
  • Vous avez été amené à organiser des événements et à piloter des prestataires.
  • Dynamique, organisé(e), vous faites preuve d'autonomie et avez un très bon relationnel client.

 

Conditions et avantages

  • Salaire fixe – 30K€ brut

 

Envie de nous rejoindre ?

Envoyez votre CV et lettre de motivation à notre département des ressources humaines, jobs@thecamp.fr